Grillen ist Gemeinschaft. Und deshalb ist Weber am stärksten, wenn das Produkt nicht nur erklärt, sondern erlebt wird: im Gespräch, beim Ausprobieren, zusammen mit Menschen. Genau dafür steht die Weber Grilling Experience. Sie bringt Grillkurse, Promotions, Fachberatungen und Händlerkonzepte in den Handel – in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Hinter dieser Erlebniswelt steht ein großes operatives System. Mehr als 1.000 Veranstaltungen pro Saison, rund 22.000 Grillkurs-Teilnehmer:innen, 3,3 Tonnen Grillfleisch und 4.265 genutzte Gasflaschen im Jahr 2024 machen die Dimension greifbar.

Damit das in dieser Größe zuverlässig funktioniert, müssen zahlreiche Schnittstellen ineinandergreifen: Termine, Buchungen, Handelspartner, Promotoren, Grillmeister, Materialien, Dokumentationen, Rechnungen und Reportings. Die Herausforderung: Aus vielen einzelnen Vorgängen ein transparent steuerbares Gesamtsystem zu machen – und das kontinuierlich anzupassen für ein dynamisches Promotion-Umfeld.

Tylers und Vierkant unterstützen Weber bei der operativen Steuerung, Administration und kontinuierlichen Weiterentwicklung der Grilling Experience. Im Mittelpunkt steht das Grilling-Experience-Portal als zentrale Plattform für Buchungen, Terminmanagement, Dokumentation, Materialprozesse, Rechnungsabläufe und Reporting.

Die Zusammenarbeit verbindet Tagesgeschäft mit Prozessentwicklung: Eingehende Anfragen werden gesteuert, Buchungen und Sonderanforderungen koordiniert, Materialien organisiert, offene Vorgänge nachverfolgt und Reportings bereitgestellt. Gleichzeitig werden System, Datenstruktur und Prozesse kontinuierlich analysiert und weiterentwickelt – so entsteht Schritt für Schritt eine belastbare Grundlage für mehr Transparenz, Effizienz und Skalierbarkeit.

Im laufenden Betrieb wurden zahlreiche Funktionen und Abläufe gezielt weiterentwickelt. Statusinformationen, offene Vorgänge und fehlende Unterlagen sind schneller erfassbar und lassen sich zuverlässiger nachverfolgen. Zentrale Prozesse wie Umbuchungen, Terminpflege, Bestätigungsprozesse, Materialbestellungen und Versandabläufe sind klarer strukturiert und effizienter abgebildet. Für Administration und Buchhaltung wurden Rechnungsprozesse, länderspezifische Anforderungen, Korrekturmöglichkeiten und Exportfunktionen optimiert.

Die Weber Grilling Experience wird im Hintergrund transparenter, planbarer und effizienter. Beteiligte erhalten mehr Orientierung, operative Teams arbeiten mit klareren Übersichten, und wiederkehrende Aufgaben lassen sich verlässlicher abwickeln. Das Portal ist damit nicht nur ein Verwaltungssystem, sondern ein zentraler Arbeitsraum für ein großes DACH-weites Erlebnisprogramm.

Produktinszenierung, Händleraktivierung, Administration, Reporting und Prozesslogik laufen in einem gemeinsamen System zusammen. Was nach außen wie ein spontanes Erlebnis wirkt, basiert im Hintergrund auf klaren Strukturen, verlässlichen Routinen und kontinuierlicher Weiterentwicklung. Genau darin liegt der Wert der Zusammenarbeit: Aus Eventorganisation wird ein digitales Betriebsmodell, das Komplexität beherrschbar macht.